Разработка и внедрение автоматизированной веб-системы управления KPI и дашборда в «Astana IT University»

Руководитель проекта: Жулдыз Башеева, PhD, доцент

Цель проекта: Разработка автоматизированной веб-системы для отслеживания, проверки и анализа ключевых показателей эффективности (KPI) преподавателей и сотрудников Astana IT University с целью повышения прозрачности, эффективности и принятия решений на основе данных.

В соответствии с общей целью исследования, были сформулированы следующие конкретные задачи:

1. Провести обзор литературы по теме исследования, включая анализ существующих систем управления KPI, дашбордов производительности и методов оценки преподавателей в системе высшего образования.
2. Разработать функциональную модель, точно отражающую полный процесс подачи, верификации и анализа KPI, с определением конкретных ролей и рабочих процессов для преподавательского состава, комиссии по KPI, заведующих кафедрами и ректора.
3. Спроектировать и описать алгоритмы автоматизации бизнес-процессов университета по сбору, проверке и отчетности данных KPI, устранив ручные ошибки и обеспечив соответствие внутренним нормативным требованиям.
4. Разработать математическую модель для формализации процесса оценки KPI, включая программную реализацию институциональных формул расчёта KPI-баллов и моделирование динамики рабочих процессов для количественной оценки повышения эффективности.
5. Протестировать разработанную систему и её базовые модели на данных университета с целью оценки её эффективности по таким критериям, как точность, надёжность, производительность и соответствие установленным нормативам по KPI.
6. Сравнить эффективность новой автоматизированной системы с предыдущим ручным процессом, чтобы выявить и подтвердить преимущества новой модели, такие как снижение административной нагрузки и повышение прозрачности данных.
7. Опубликовать результаты исследования в соответствующих научных изданиях.

В основе данного исследовательского проекта лежит разработка комплексной системы управления KPI преподавателей и сотрудников Astana IT University, которая автоматизирует и совершенствует весь жизненный цикл оценки эффективности. В рамках проекта были разработаны функциональная и математическая модели, учитывающие специфические критерии и формулы, закреплённые в официальных нормативных документах университета по KPI. Ожидается, что новая система существенно повысит качество и прозрачность процесса оценки, сократит трудозатраты на этапах проверки, минимизирует влияние человеческого фактора и оптимизирует стратегическое принятие решений за счёт использования интегрированных аналитических дашбордов.

1. Был проведён детальный анализ существующих систем и методологий управления эффективностью в академической среде. Обзор включал современные подходы к автоматизации отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI), использование аналитических дашбордов в высшем образовании, а также рамочные модели цифровой трансформации.
2. Разработана функциональная модель, отражающая все бизнес-процессы, связанные с отслеживанием, подачей и верификацией KPI в университете. Модель определяет чёткие роли и рабочие процессы для четырёх ключевых участников: преподавательского состава, комиссии по KPI, заведующего кафедрой и ректора. Модель была спроектирована с полным соблюдением внутренних нормативных документов и организационной структуры Astana IT University. Сквозной рабочий процесс данной функциональной модели представлен на Рисунке 1.

Рисунок 1. Полный рабочий процесс отслеживания и верификации KPI в автоматизированной системе

Для автоматизированной системы управления KPI была разработана ориентированная на пользователя (user-centric) концепция интерфейса, учитывающая все ключевые критерии эффективного и комфортного пользовательского опыта (UX). Дизайн направлен на оптимизацию сложного процесса отслеживания эффективности путём создания интуитивного и продуктивного рабочего процесса для всех категорий пользователей.

UX/UI-фреймворк был разработан на основе следующих ключевых критериев:

• Функциональность, ориентированная на роль: Интерфейс динамически адаптируется под каждую из четырёх ролей пользователей (преподаватель, комиссия по KPI, заведующий кафедрой, ректор), обеспечивая отображение только той информации и функций, которые соответствуют задачам конкретного пользователя.
• Простота и понятность: Платформа спроектирована с акцентом на простоту и ясность. Встроенные механизмы валидации помогают минимизировать ошибки при подаче KPI, что особенно важно с учётом сложности и высокого риска человеческого фактора в предыдущем ручном процессе.
• Аналитические дашборды: Система оснащена интерактивными дашбордами с наглядной визуализацией данных, что облегчает интерпретацию динамики показателей и способствует принятию решений на основе данных.

Такой подход к проектированию снижает когнитивную нагрузку на пользователей и обеспечивает комфортное взаимодействие с системой. Это подтверждается высокими показателями удовлетворённости пользователей, зафиксированными в ходе тестирования.

Рисунок 2: Пример индивидуального аналитического дашборда производительности, демонстрирующий сравнение научных достижений за текущий и предыдущий триместры.

Рисунок 3: Интерфейс выбора KPI для преподавательского состава, позволяющий пользователям выбирать показатели эффективности из различных категорий, таких как научная работа и общественная деятельность.

Рисунок 4: Форма ввода данных для выбранного показателя KPI, в которой пользователь указывает подробную информацию и загружает подтверждающие документы своих достижений.

Рисунок 5: Альтернативный вид интерфейса ввода данных для категории «Общественная деятельность», содержащий поля для указания информации о мероприятии и загрузки подтверждающих материалов.

Рисунок 6: Раздел отправки формы ввода данных, включающий поля для дополнительной информации и кнопки действий для сохранения черновика или отправки на проверку.

Рисунок 7: Дашборд мониторинга для комиссии по KPI или заведующего кафедрой, предоставляющий полный обзор всех поданных сотрудниками данных с возможностью фильтрации и отображением статусов.

Рисунок 8: Пример аналитического дашборда высокого уровня для руководства, отображающего статистику публикаций, соотношение индексируемых баз данных и сравнительный анализ по годам

Рисунок 9: Представление дашборда заведующего кафедрой, отображающее агрегированную статистику достижений подразделения, таких как общее количество публикаций и побед в конкурсах.

Жобаның ғылыми бағыты бойынша 1 (бір) ғылыми мақала мерзімді ғылыми журналға жіберілді.  

Жулдыз Башеева

руководитель проекта, PhD, доцент

Динмухаммед Оралханов

исполнитель проекта, студент 3 курса Astana IT University

Оразов Таирлан

исполнитель проекта, студент 3 курса Astana IT University