Astana IT University-де KPI басқару және дашборд бойынша автоматтандырылған веб-жүйені әзірлеу және енгізу

Жоба жетекшісі: Жұлдыз Башеева, PhD, Компьютерлік инженерия департаментінің ассистент-профессоры

Жобаның мақсаты: Astana IT University оқытушылары мен қызметкерлерінің негізгі тиімділік көрсеткіштерін (KPI) қадағалау, тексеру және талдау үшін автоматтандырылған веб-жүйе әзірлеу. Жүйе деректерге негізделген шешім қабылдау, ашықтық пен тиімділікті арттыруға бағытталған.

Зерттеу жұмысының жалпы мақсатына сәйкес келесі нақты міндеттер айқындалды:

1. Зерттеу тақырыбы бойынша әдебиеттерге шолу жүргізу, KPI басқару жүйелері, өнімділік дашбордтары және жоғары білім беру саласындағы оқытушыларды бағалау әдістерін талдау.
2. KPI-ді тапсыру, тексеру және талдау процестерін толық бейнелейтін функционалдық модель әзірлеу, онда оқытушылар, KPI комиссиясы, кафедра меңгерушілері және ректордың нақты рөлдері мен жұмыс процестері анықталған.
3. Университеттегі KPI мәліметтерін жинау, тексеру және есеп беру бизнес-процестерін автоматтандыру алгоритмдерін әзірлеу және сипаттау, қолмен орындалатын қателіктерді жою және ішкі нормативтік талаптарға сәйкестікті қамтамасыз ету.
4. KPI бағалау үдерісін формализациялау үшін математикалық модель әзірлеу, оның ішінде KPI ұпайларын есептеу үшін институционалдық формулаларды бағдарламалық түрде жүзеге асыру және тиімділікті сандық түрде бағалау үшін жұмыс үдерістерінің динамикасын модельдеу.
5. Жүйені және оның негізгі модельдерін университеттің нақты деректерінде сынақтан өткізу, дәлдігі, сенімділігі, өнімділігі және KPI нормативтеріне сәйкестігі бойынша тиімділігін бағалау.
6. Жаңа автоматтандырылған жүйенің тиімділігін бұрынғы қолмен жүргізілген үдерістермен салыстыру, жаңа модельдің артықшылықтарын анықтау және дәлелдеу, мысалы, әкімшілік жүктемені азайту және деректердің ашықтығын арттыру.
7. Зерттеу нәтижелерін тиісті ғылыми басылымдарда жариялау.

Бұл зерттеу жобасының негізінде Astana IT University оқытушылары мен қызметкерлерінің KPI көрсеткіштерін басқаруға арналған кешенді жүйе әзірленді. Жүйе тиімділікті бағалаудың барлық кезеңдерін автоматтандыру және жетілдіруді көздейді. Жоба аясында университеттің ресми нормативтік құжаттарында көрсетілген нақты критерийлер мен формулаларға сәйкес функционалдық және математикалық модельдер жасалды.

Жаңа жүйе бағалау процесінің сапасы мен ашықтығын едәуір арттырып, тексеру кезеңдеріндегі еңбек шығындарын азайтып, адами фактордың әсерін төмендетеді және біріктірілген аналитикалық дашбордтар арқылы стратегиялық шешім қабылдауды оңтайландырады деп күтілуде.

1. Академиялық ортада тиімділікті басқаруға арналған қолданыстағы жүйелер мен әдіснамаларға жан-жақты талдау жүргізілді. Шолу барысында KPI (негізгі тиімділік көрсеткіштері) мониторингін автоматтандырудың заманауи тәсілдері, жоғары оқу орындарында аналитикалық дашбордтарды қолдану және цифрлық трансформацияның құрылымдық үлгілері қарастырылды.
2. Университеттегі KPI көрсеткіштерін қадағалау, тапсыру және тексеруге байланысты барлық бизнес-процестерді қамтитын функционалдық модель әзірленді. Бұл модель төрт негізгі мүдделі тараптың – оқытушылар, KPI комиссиясы, кафедра меңгерушісі және ректор – нақты рөлдері мен жұмыс процесін анықтайды. Модель Astana IT University-дің ішкі нормативтік құжаттары мен ұйымдастыру құрылымына толықтай сәйкестікпен әзірленді. Осы функционалдық модельдің барлық кезеңдерін көрсететін жұмыс процесі 1-суретте көрсетілген.

Сурет 1. KPI көрсеткіштерін қадағалау және тексерудің автоматтандырылған жүйедегі толық жұмыс процесі

1. KPI басқаруға арналған автоматтандырылған жүйе үшін пайдаланушыға бағытталған (user-centric) интерфейс тұжырымдамасы әзірленді, ол тиімді және ыңғайлы пайдаланушылық тәжірибенің (UX) барлық негізгі критерийлерін ескерді. Бұл дизайн күрделі тиімділік қадағалау процесін оңтайландыруға бағытталған және барлық пайдаланушы рөлдері үшін интуитивті әрі өнімді жұмыс процесін қамтамасыз етеді.

UX/UI фреймворкі келесі негізгі критерийлер негізінде жасалды:

1. Рөлге бағытталған функционалдық: Интерфейс жүйеде анықталған төрт пайдаланушы рөліне (оқытушы, KPI комиссиясы, кафедра меңгерушісі, ректор) динамикалық түрде бейімделеді. Әрбір пайдаланушы тек өзіне қатысты ақпаратты және әрекеттерді көреді.
2. Жеңілдік пен түсініктілік: Платформа қарапайым және анық түрде жобаланған. Орнатылған валидация механизмдері KPI ұсыну кезінде қателіктерді барынша азайтуға көмектеседі, бұл бұрынғы қолмен жүргізілген процестегі адам факторына байланысты қателіктерді болдырмауда маңызды.
3. Аналитикалық дашбордтар: Жүйе көрсеткіштер динамикасын жеңіл түсіндіруге және деректерге негізделген шешім қабылдауға мүмкіндік беретін көрнекі және интерактивті дашбордтармен жабдықталған.

Мұндай дизайн тәсілі пайдаланушылардың когнитивтік жүктемесін азайтып, жүйемен жұмыс істеу барысында ыңғайлы және жағымды тәжірибе ұсынады. Бұл нәтиже жүйені тестілеу кезінде тіркелген жоғары пайдаланушылық қанағаттану деңгейімен расталды.

Сурет 2. Жеке өнімділікке арналған аналитикалық дашбордтың мысалы: ағымдағы және алдыңғы триместрлердегі ғылыми жетістіктердің салыстырмалы көрінісі.

Сурет 3. Оқытушылар құрамы үшін KPI таңдау интерфейсі: пайдаланушыларға ғылыми жұмыс, қоғамдық қызмет сияқты түрлі санаттардан тиімділік көрсеткіштерін таңдауға мүмкіндік береді.

Сурет 4. Таңдалған KPI көрсеткіші үшін деректерді енгізу формасы: пайдаланушы өз жетістіктері бойынша толық ақпарат енгізіп, растайтын құжаттарды жүктейді.

Сурет 5. «Қоғамдық қызмет» санаты үшін деректерді енгізу интерфейсінің баламалы көрінісі: іс-шара туралы ақпарат енгізуге және растайтын материалдарды жүктеуге арналған өрістерді қамтиды.

Сурет 6. Деректерді енгізу формасын жіберу бөлімі: қосымша ақпарат енгізуге арналған өрістер мен қарау үшін жіберу немесе қарапайым нұсқасын сақтау әрекет батырмаларын қамтиды.

Сурет 7. KPI комиссиясы немесе кафедра меңгерушісі үшін мониторинг дашборды: қызметкерлер ұсынған барлық деректердің толық шолуын, сүзгілеу мүмкіндігін және мәртебелерді көрсетуді қамтамасыз етеді.

Сурет 8. Басшылыққа арналған жоғары деңгейлі аналитикалық дашбордтың мысалы: жарияланым статистикасын, индекстелетін дерекқорлар үлесін және жылдар бойынша салыстырмалы талдауды көрсетеді.

Сурет 9. Кафедра меңгерушісінің дашборд көрінісі: бөлімшенің жетістіктері бойынша жиынтық статистиканы, мысалы, жарияланымдардың жалпы саны мен байқаулардағы жеңістерді көрсетеді.

Жобаның ғылыми бағыты бойынша 1 (бір) ғылыми мақала мерзімді ғылыми журналға жіберілді.  

Жулдыз Башеева

жоба жетекшісі, PhD, Компьютерлік инженерия департаментінің ассистент-профессоры

Динмухаммед Оралханов

жобаның орындаушысы, Astana IT University 3-курс студенті

Оразов Таирлан

жобаның орындаушысы, Astana IT University 3-курс студенті